Citační manažer je program, do kterého si může uživatel nahrát bibliografické záznamy o nějakém dokumentu (tedy ty, co byste použili, pokud byste chtěli zdroj citovat), a on z nich dokáže vytvořit citaci ve zvolené formě. To s sebou přináší několik důležitých výhod:

1) Nemusíte vědět, jak se v konkrétní normě tvoří citační záznamy.

Mezi nejznámější citační normy patří APA (používá se ale ve verzích 5, 6, 7), ČSN ISO 690, MLA, IEEE, ale ve skutečnosti jsou jich tisíce. Hodí se umět alespoň ty základní trochu přečíst, ale pro praktickou tvorbu budete obvykle užívat nějaký nástroj, co to umí rychle a bez chyb. Citační manažer uchová vlastně jen vyplněná políčka s bibliografickými záznamy a až podle volby uživatele je vhodně uspořádá.

2) Pokud chcete změnit použitou citační normu, je to v citačním manažeru práce na pár vteřin – při ručním psaní často i na několik hodin nebo dní.

Ve škole na to nenarazíte, ale pokud budete psát článek do nějakého časopisu a na poslední chvíli si to rozmyslíte a časopis změníte, hrozí vám, že budete kvůli odlišné citační normě muset všechny citace ručně přepisovat. Pokud referencí na literaturu máte třeba sto, je to skutečně na dlouho. V citačním nažeru stačí jen zvolit jiný formát exportu.

3) Citační záznamy je možné v systému doplňovat o další informace nebo je sdílet s dalšími uživateli.

Zde se vracíme k tomu Peroutkovi. V citačních manažerech můžete ke každé položce (třeba knize nebo článku) vést další informace; přiložit zdrojový soubor nebo třeba výpisky z četby. Jak budete chtít citovat, hledáte už jen v nich, což je mimořádně praktický a pohodlný přístup. Druhou velkou výhodou je, že pokud píšete jednu práci v týmu, můžete si všechny tyto informace snadno sdílet.

4) Můžete pracovat se strojově čitelnými daty.

Bibliografické záznamy se zpracovávají ve formátech BibTeX, EndNote nebo RefMan či RefWorks. Ty jsou ke stažení skoro u každého odborného článku. Zatímco do ručního bibliografického záznamu je musíte přepisovat, do citačního manažera je importujete během chviličky.

Tyto výhody jsou poměrně podstatné, stejně jako to, že když nějakou věc citujete ve více článcích, máte ji už jednou v systému vytvořenou, nebo to, že se snadno můžete vracet k věcem, které jste už v minulosti přečetli a zpracovali. Jenže, jaký citační manažer reálně využít?

• Zotero je bezplatný nástroj, který můžete mít jako samostatnou aplikaci, ale také ji spojit třeba s Wordem. Mimo podpory velkého množství citačních stylů (můžete si snadno vytvářet další) nabízí mnoho praktických funkcí, jako jsou poznámky k záznamům, přidávání plných textů, sdílení mezi uživateli, práce se složkami nebo velice pěkné vyhledávání. Ke každé položce je možné přidat štítky, související reference nebo poznámky.
• CitacePro je česká aplikace, která má svoji základní verzi zdarma, ale za pokročilejší nástroje (plugin do Wordu, výběr více citačních stylů) je třeba si buď zaplatit nebo využít institucionální licenci (pokud máte štěstí). Velkou výhodou je české prostředí a příjemný design, dobré dohledávání položek dle DOI nebo ISBN a využívání citačních záznamů od ostatních uživatelů. Zdarma lze citovat jen podle normy ČSN ISO 690.
• Mendeley Reference Manager v sobě kombinuje citační manažer a sociální síť. Snaží se budovat repozitáře zdrojů k projektům, spravovat vlastní citace a odkazy na literaturu. Stejně jako v Zotero je možné i zde ukládat k záznamům plné texty dokumentů.
• Polar nabízí zajímavý pohled na to, jak lze integrovat citační manažer a anotační nástroj. Díky tomu se lze snadno dostávat na přesná místa, která citujeme, připomínat si jejich kontext a význam.
• Word – i MS Word umí základní práci s citacemi. Byť to není nejlepší nástroj, například pro jednotlivé psaní seminární nebo ročníkové práce se dá použít pěkně.

Citační manažer je tedy software, který vám může ušetřit mnoho času a starostí, a čím dříve s ním začnete pracovat, tím lépe se vám bude po celý život citovat. Obecně s nimi člověk začne většinou ve chvíli, kdy to už nutně potřebuje, což nebývá nejpraktičtější; čím déle totiž citační manažer používáte, tím více v něm máte zpracovaných záznamů, a tím rychlejší je i práce na požadovaném textu.