Spolupráce skrze digitální technologie

Jedním z klíčových rysů informační společnosti je, že není možné si vystačit sám. Globalizace vede lidi k těsnějšímu propojování a schopnost spolupráce se jeví jako jedna z klíčových dovedností. Je přitom zajímavé, že škola je místem, kde se podstatně více hodnotí individualita před týmovostí.

Jedním ze signifikantních rysů kyberprostoru je něco, co se označuje jako časoprostorová komprese – lidé jsou si blíže, je mezi nimi nižší míra sociální stratifikace, komunikovat s někým, kdo je od nás vzdálený stovky kilometrů, je velice snadné. Mohlo by se zdát, že služby, jako je Skype, Facebook a další pomohly vytvořit něco, co lze označit za globální vesnici. Spolupráci s kýmkoliv, kdo je připojený na internet, máme v podstatě na dosah. Již v části věnované komunikaci jsme se zmiňovali o tom, že internet umožňuje propojit osoby z různých kultur a kontextů, což může být z hlediska volby vhodné komunikační strategie či formy náročné.

Současně platí, že spolupráce fyzických a virtuálních týmů se v mnohém liší - od způsobu komunikace, přes evidenci až po práci s motivací. Dochází také k tomu, že virtuální týmy nevznikají pouze v situaci, kdy jsou lidé od sebe skutečně daleko, ale jedno virtuální pracovní prostředí mohou sdílet kolegové od jednoho stolu. Práce s prostorově nehomogenním týmem (kdy část lidí sdílí jeden fyzický prostor a s dalšími lidmi je komunikace řešená pomocí technologií) je mimořádně náročnou činností.

Budování takovýchto komunit, které sdílejí nějaký projekt nebo obecně společný zájem, kterému se chtějí věnovat, je možné vnímat jako jeden z klíčových konceptů informační společnosti a bylo by jistě škoda, kdyby se z takového prostředí člověk dobrovolně vyčleňoval.

Dostupnost týmů prostřednictvím technologií tedy vyžaduje specifické pracovní a manažerské postupy, jejichž cílem je dosažení stanovených metrik. Zde je třeba mít na mysli tři důležité determinanty. Tím prvním je časový posun – jakkoli to může znít banálně, u velkých komunit může hrát časový posun významnou roli v oblasti hledání vhodného času pro synchronní komunikaci. Pokud je to možné, je vhodné hledat nějaké kompromisní řešení, které bude vyhovovat všem, než akcentovat zájmy většiny před specifickými oprávněnými požadavky jednotlivců. Tento přístup má v online týmech širší dopad a je důležitý z hlediska týmové soudržnosti.

Druhý determinant souvisí s tím, že komunikace probíhá prostřednictvím technologií – jde tedy o prostředí odlišné od toho fyzického, což má za následek potřebu využívat jiné metody a možnosti evidence splnění úkolů anebo jejich evidenci. U virtuálních týmů je více než vhodné využít nějaký groupware.

Třetí spočívá v tom, že komunita je skutečně multikulturní a to nikoli jen jazykově nebo geograficky. Každý účastník může mít specifické potřeby spolupráce, dny či časy, kdy nechce být rušen a je třeba je respektovat. Jedno z největších rizik, které práce ve virtuálních týmech přináší, je ztráta pracovní doby. Ať již člověk studuje nebo pracuje, dochází k tomu, že je online, tedy má přístup ke kontaktu se svou komunitou, může dostávat upozornění, úkoly atp. Výsledkem pak může být nepřetržitá pracovní doba, která snadno vede k vyčerpání, stresu, vyhoření. Je třeba cíleně hledat způsoby, jak produktivitu týmové spolupráce podporovat a současně se snažit u členů akcentovat také rozměr odpočinku.

Tento požadavek je většinou v rozporu s tím, jak kolaborativní prostředí fungují. Tím, že si člověk může své úkoly typicky plnit tak, jak potřebuje, dochází k nepřetržitému toku aktivit a informací. I drobné doptání nebo krátká konzultace může mít za následek vážné přetížení dané osoby.

Je zde ještě jeden zajímavý prvek, o kterém bychom se rádi zmínili, totiž produktivita, respektive fenomén označovaný jako paradox produktivity. Ten říká, že s rostoucími investicemi do ICT neroste produktivita práce. Člověk má jen relativně omezené množství energie, které může investovat do práce. Je proto třeba hledat takové formy online spolupráce, která bude na jedné straně smysluplná a efektivní a na straně druhé nebude spojená s vyhořením nebo přetížením druhého.

Kolaborace a kooperace

Z hlediska online spolupráce se v angličtině (poměrně důsledně) rozlišují pojmy kolaborace a kooperace. Jejich kritické odlišení je důležité nikoli primárně z důvodu vztahu k teorii, ale pro vhodné nastavení a vnímání týmových struktur, dynamiky, ale také volby vhodných nástrojů.

V případě kooperace má každý účastník projektu svoji jedinečnou, jasně definovanou a nezastupitelnou roli. Absence jediného člena tak má obvykle fatální následky. Z hlediska organizace týmu je menší důraz kladen na interakci účastníků. Každý plní svůj úkol relativně nezávisle a interakce s okolím je dána jen přebíráním, respektive předáváním nějakých výstupů. Příkladem takové formy spolupráce může být práce na knize, kterou jeden člověk napíše, druhý vysází, třetí provede korektury, další zajistí vydání, marketing atp.

Jiný přístup nabízí kolaborativní metoda, která se snaží vycházet z myšlenky intenzivní týmové spolupráce. Autorem produktu zde nejsou jednotlivci, ale tým. Není ani tak podstatné, kdo vyrobil kterou část, jakým dílem se kdo zapojí. V takovém systému práce je možné hovořit o zodpovědnosti celé kolaborativní skupiny, ale nikoli o podílu jednotlivců – někdo může mít jen roli facilitátora, někdo může být teoretický odborník, který vše zasazuje do kontextů atp. Praktický realizátor pak může být v řadě ohledů zcela průměrný člen takové skupiny.

Brdička uvádí, že v zásadě lze identifikovat čtyři základní rozdíly mezi kolaborativní a kooperativní spoluprací, které je třeba v oblasti návrhu vhodného řešení v podobě platformy pro spolupráci uvažovat.

Autonomie jednotlivých subjektů je první charakteristickou veličinou. Zatímco v případě kooperace je každý subjekt silně autonomní a dohled nad ním vykonává obvykle přímý nadřízený či manažer, který musí průběžně hodnotit činnosti jednotlivců, u kolaborace je autonomním celkem celá skupina a jednotlivec musí své potřeby, požadavky i výkony orientovat na ni. V případě volby platformy pro kooperaci je tak například nutné sledovat možnosti analýzy chování a plnění úkolů každého jednotlivce. Jde o obvyklejší model spolupráce v tradičních organizacích.

Důležitým rysem je také otázka homogenity či heterogenity skupiny. Zatímco u kooperativních projektů se různorodost nijak mimořádně neprojevuje a obvykle ani není příliš vyžadována (maximálně v rozdělení rolí, tedy toho, co kdo umí a co ho baví), v případě kolaborace je zřejmý předpoklad značné vnitřní heterogenity, která má být pro práci stimulující.

V případě kolaborace je důležitý rozměr identifikace se skupinou. Je zásadní rozdíl mezi členy a nečleny. Platforma pro zajištění spolupráce by v tomto případě měla pracovat s komunitními prvky, nabízet možnost prohlubovat sociální vazby a sdílení. Naopak kooperativní koncept je podstatně otevřenější, může do něj snadno vstoupit kdokoli. Je dobré zvažovat, kterou strategii spolupráce chce organizace v daném ohledu sledovat, a podle toho volit jak komunikační kanály, tak třeba dokumentační postupy, komunikaci projektů navenek atp.

Míra interaktivity je posledním důležitým rozdílem, na který je nutné pamatovat. Zatímco v případě kooperace je nutná interakce jen okrajová a je spíše potřeba zajišťovat toky dat uvnitř projektu, tak kolaborace je prostorem pro podstatně méně ohraničené aktivity jednotlivců. Osobní stránky či boxy v tomto případě nemají takový význam, ač v kooperaci jsou otázkou zcela fundamentální.

Groupware

Již jsme hovořili o tom, že spolupráce virtuálních týmů probíhá v nějakém groupware (byť možnosti jsou samozřejmě širší) – tedy speciálním prostředí, které slouží ke vzdálené spolupráci. Při jeho výběru je třeba myslet na několik významných parametrů, které bychom rádi nastínili, stejně jako se zmíníme o některých základních komponentách, které se v groupware aplikacích objevují.

Prvním důležitým aspektem jsou potřeby a zkušenosti uživatelů. Pokud je to jen trochu možné, tak se většinou vyplatí sáhnout po nástroji, který jsou zvyklí členové týmu využívat. Klíčový problém v implementaci prostředí je to, že ho uživatelé obcházejí a nepoužívají. Pokud je tedy k dispozici nástroj, který využívají a funguje, většinou se vyplatí zvolit jej. V případě hledání nového je pak vhodné mít na mysli technickou zdatnost a pokročilost uživatelů, ale také například to, zda budou chtít do prostředí přistupovat skrze mobilní zařízení (pak je vlastně nezbytná aplikace pro dané operační systémy) nebo jaké jsou jejich předchozí zkušenosti.

Důležitá je také analýza potřeb – k čemu má prostředí vlastně sloužit a proč. Pro domlouvání se nad společnou recenzí filmu není třeba využívat Basecamp, naopak řídit několikaletý projekt s desítkami lidí skrze hromadný chat na Facebooku také není ideální varianta. Je tedy vhodné provést analýzu potřeb a na jejím základě najít vhodné nástroje. Mimořádně důležitým parametrem je také cena – groupware aplikace jsou často poměrně nákladné. Téměř všechny ale umožňují zkusit si demoverzi, což také doporučujeme.

Jednotlivé nástroje se v mnohém liší, takže najít nějaký všeobecně přijímaný seznam komponent není snadné, ale přesto se pokusíme ukázat alespoň na některé komponenty, které jsou pro online řízení týmů důležité:

Ganttův diagram je grafické znázornění probíhajících a plánovaných úkonů uvnitř širšího projektového plánu. Každý úkol má svůj začátek a konec, může obsahovat seznam nutných zdrojů (lidských, finančních, prostorových i jiných). Výhodou je, že lze mezi jednotlivými úkoly budovat vazby (X může začít, až když skončí Y), pracovat s mezníky atp. Ganttův diagram nemusí být součástí groupware, ale jde o klíčový nástroj pro manažerské rozhodování.

Důležitou komponentou je správa úkolů. Ty je možné obvykle řadit do více struktur (typicky do tří – list, task a subtask). Úkoly mohou mít různý stav plnění, lze je delegovat, sledovat, vést o nich diskusi či sdílet soubory. Úkoly mohou být navázané na Ganttův diagram, ale také mohou existovat zcela samostatně. Existuje také řada specifických postupů, jak s úkoly nakládat, například prostřednictvím metod GTD nebo kanban. V digitální podobě mohou být obvykle rozčleněné, navazují na kalendáře a umožňují tvorbu různých notifikací či reportů. Obecně je správa úkolů (včetně možnosti delegace či diskuse) asi jednou z nejdůležitějších komponent.

Rádi bychom zde akcentovali skutečnost, že v případě online týmu je vhodné na diskuse o úkolech klást velký důraz. Možnost nepochopení nebo nějakého nedorozumění je zde vyšší a přijetí úkolu je zásadní pro jeho plnění. Groupware by tedy neměl plnit roli zásobníku úkolů pro „dělníky“, ale představovat skutečně otevřený bezpečný pracovní prostor.

Dokumentový server je prostor, kam lze nahrávat dokumenty nejrůznějšího charakteru, které mají návaznost na řešené projekty. V současné době se jeví jako obvyklé a praktické nahrazovat tuto speciální komponentu nějakým specializovaným úložištěm, jako je Dropbox, Google Drive či Box.net. Na jednotlivé dokumenty jsou pak vkládány pouze odkazy, lze snadno odkazovat mezi jednotlivými soubory a detailně nastavovat přístupová práva. Zde je velice vhodné zvažovat spojení groupware a dalších nástrojů, které již instituce nebo jednotlivci využívají.

Wiki je dnes již velice rozšířenou publikační platformou, která se na kolaborativních systémech velice silně etablovala. Umožňuje vést strukturovanou kvalitní dokumentaci či záznamy pro celý projekt, mezi kterými lze plynule procházet. Často slouží i jako jeden z prezentačních nástrojů o činnosti pro poučenou veřejnost. Může jít o komplexně vybudované wiki, ale častou možností jsou také omezené varianty. Někdy bývají součástí systému pouze poznámky.

Komunikační nástroje jsou integrální součástí groupware softwaru, jakkoli jejich význam postupně klesá a pro komunikaci se užívají běžné instant messengers nebo sociální sítě. Tam, kde je ale třeba s komunikací pracovat náročněji – například organisovat diskusní fóra, snadno vyhledávat, pracovat s tagy nebo nakládat s citlivými údaji, se komunikace většinou udržuje uvnitř systému. Běžné jsou dnes již systémy pro videokonference, chatovací nástroje atp.