Organizace informací
Již v polovině minulého století přišel Vannevar Bush s postřehem, že existuje velká diference mezi informacemi, které jsou setříděné a vytvořené nějakou třetí osobou, byť by byla odborně zdatná, pečlivá a empatická a tím, co vychází z osobního narativu a uspořádání světa daného jedince. Nárůst množství informací během informační revoluce poté učinil z jeho konceptu Memexu všeobecně známou záležitost:
Memex byl pro Bushe stroj, do kterého je možné uložit vše, na co narazíme a vhodně to uspořádat. Existují poté možnosti, jak z takové datové struktury extrahovat další informace, dolovat data anebo danou strukturu určitým způsobem kontextualizovat a za pomoci strojového učení ji využít k doporučování obsahu nebo k tvorbě dynamických částí Memexu, které budou v určitých uzlových bodech čerpat aktuální informace z okolního světa. Příkladem může být aktuální cena akcií, kterou může mít člověk uloženou ve struktuře dat o investování nebo o konkrétní firmě.
Smyslem Memexu nebylo jen rozšířit paměť, ale především dosáhnout jisté symbiózy mezi člověkem a technikou. Z hlediska analýzy různých informačních procesů je zřejmé, že vyhledáváním informací, které by mohly být snadno dostupné (ať již vhodným rozhraním nebo dokonce tím, že jsme je vytvořili sami), trávíme obrovské množství času. Ten nejen stojí peníze, ale také zaměstnává naši mozkovou kapacitu, která se pak nemůže věnovat tomu, čemu by skutečně měla. Chaos v datech, ať již si pod tímto označením představíme cokoli, je jedním ze zásadních problémů informační společnosti, ale také každého jedince v ní.
Důsledky jsou nejen ekonomické, ale mají hluboké dopady také na psychiku člověka. Můžeme v této souvislosti hovořit o informačním přetížení nebo technostresu, což jsou nesporně jevy, které mají na takový způsob práce s informacemi velký vliv. Proto se postupně začala etablovat disciplína osobního informačního managementu, která se snaží právě organizaci osobních informací určitým způsobem reflektovat, výzkumně studovat, ale také aplikačně řešit. Jakkoli její kořeny je možné vidět už v 60. letech, většího rozmachu a reálného etablování se jí dostává až v 80. a především v 90. letech.
Dnes je možné vidět jistý posun od osobního informačního managementu k sebeřízení a správě osobních procesů, tedy k jisté formě seberozvojové činnosti. To se projevuje také na softwarových řešeních – od těch, které jsou zaměřené čistě na práci a korporativní činnosti (jako jsou Citadel a především Tine 2.0), můžeme vidět jasný posun k osobním aplikacím například v podobě Gmailu, který v sobě integruje kalendář, e-maily, správu dokumentů, poznámek či úkolů, a to vše vztahuje k jedné konkrétní osobě.
Organizace osobních informací je tedy tématem, které nesmírně zajímá nejen velkou část populace, ale také vývojáře nejrůznějších nástrojů. Současně je nutné zdůraznit, že zde existuje těsný dialog mezi fyzickým člověkem a digitálním světem. Jednotlivé nástroje jsou spojené s jistými procesy, které člověk musí aplikovat, aby dané služby skutečně k PIM (Personal information management) efektivně využíval. Můžeme například Remember The Milk užívat jako běžné To-Do, ale skutečný smysl má ve spojení s metodou GTD (Getting Things Done = Mít vše hotovo), což je komplexní postup, jak nakládat s úkoly a řízením času.
Zatímco v osmdesátých a devadesátých letech bylo trendem ukládat si všechna data strukturovaně do složek, protože nebyla možnost v nich efektivně vyhledávat, v současných letech se situace postupně mění, a to s rozvojem sémantických desktopů, a především cloudových datových úložišť. Mac OS, KDE v Linuxu a později také Windows, začali nabízet možnost soubory popisovat – nejen názvem, ale také k nim vkládat textové komentáře, tagy či hvězdičky. Myšlenka byla taková, že uživatel si tímto způsobem popíše dokument a v budoucnu ho snadno najde. Současně kvalitní metadata by přinesla velké možnosti v _organizaci souborů, jejich vizualizaci, vyhledávání vztahů mezi nimi atp. Problémem ale bylo, že takový popis souborů téměř nikdo nedokázal konzistentně a dlouhodobě dělat, takže dnes jde o funkce, které jsou v systémech sice přítomné, ale jejich reálné využití je malé. Uživatelé sice chtějí mít ke svým informacím přístup a snadno s nimi pracovat, ale současně nejsou schopni a ochotni je efektivně popisovat.
Cloudové služby přinesly v této oblasti jistou revoluci – díky fulltextovému vyhledávání jsou schopné část PIM nahradit. Stačí, když si člověk pamatuje frázi nebo slovo, které užil v názvu dokumentu nebo v jeho textu. V současné době nejde stále o zcela ideální řešení (především u jazyků, jako je čeština, kde se mění tvary slov se skloňováním nebo změnou osoby), ale jde o jeden z kroků, které zcela jasně ukazují na jeden výrazný trend – pokud má technologie spoléhat na běžnou uživatelskou pečlivost a svědomitost, selže a nebude fungovat. Je třeba hledat cesty, jak ji efektivně obejít a nahradit postupem, který uživateli nabídne podobný benefit, ovšem bez požadavku na komplexní systematičnost.
Kurátorství obsahu je možné definovat jako činnost, během které člověk získává určitý digitální obsah, jež dále zpracovává, organizuje a zpřístupňuje druhým. Tato zjednodušená definice ukazuje, že jedním z klíčových témat je taková správa dat, která na jedné straně umožní sdílení a komunikaci s druhými a současně bude mít silnou interpretativní a kritickou tvůrčí složku. Někdy si lidé organizaci informací mohou představovat jako proces, který je velice pasivní – stačí vybrat nějakou šablonu a do té jednotlivé objekty nebo fakta zařazovat. Jedinou tvořivostí pak může být rozhodování se, do které škatulky budou umístěné informace, jež mají hraniční charakter.
Daná úvaha je ale zjevně chybná nebo silně omezená. Pokud bychom takovým způsobem skutečně chtěli informace organizovat, velice rychle narazíme na dva praktické problémy. Námi budovaná databáze bude příliš velká a bude mít neustále narůstající charakter. Zatímco člověk zapomíná a tím přirozeně třídí důležité od nedůležitého, v případně techniky je něco takového velice problematické. Vlastně vzniká část sítě, která nemá smysluplné využití, protože je příliš velká. Reálně také není možné vhodně dopředu nastavit dobré kategorie, které nějakou klasifikaci a kategorizaci vlastně umožní. Respektive, pokud je nastavíme tak, aby byly dostatečně obecné a robustní, jsou většinou zcela k ničemu.
V zásadě je možné hovořit o kurátorství (tedy o tvorbě sbírky) pro vlastní potřebu a pro potřeby druhých. V prvním kroku dochází k primárnímu získávání dat, která budou tvořit jádro sbírky. Typicky je jich mnohem více, než kolik jich může být poté využito. Druhým krokem je jasné tematické vymezení – co je tématem sbírky a pro koho je určená? Následuje extrakce důležitých informací, jejich kontextualizace s dalšími zajímavými zdroji a tvorba nového digitálního artefaktu, který bude všechna tato data sdružovat. Posledním krokem je pak publikování a distribuce druhým.
Pro kurátorskou sbírku je možné užít rozličné nástroje – u kolekce fotek může jít o Instagram, u reflexe odborného tématu o text prošpikovaný odkazy na odborné zdroje, třeba formou webové stránky, lze užít specializované nástroje jako je Scoop.it atp. Možností je v podstatě nespočet, klíčové je umět efektivně přemýšlet o datech, která jsou součástí sbírky.
Sbírka je něčím zásadně odlišným od depozitáře. Nejde o soubor všeho, co pojí jeden pojem nebo hashtag, o nějakou nesetřízenou hromadu, ale jde o to, že dílčím prvkům je dán kontext, jsou kriticky probírány a usouvztažňovány, hodnoceny nejen pohledem kvality, ale také relevance pro daný účel atp. Kurátorství vychází z představy, že poznávání je organický proces odhalování vztahů mezi fenomény a jejich začleňování do struktury vlastní mysli. Lze k němu tedy přistupovat prismatem pragmatické filosofie (či pedagogiky), které jej umožní systematicky hlouběji rámovat.
Učení a poznávání těsně souvisí právě s tvorbou kontextu a vztahů mezi dokumenty či poznatky, tedy budování sbírky bez nějakých zbytečných formálních požadavků je vlastně explikací procesu učení. Je přitom jedno, zda pro danou činnost člověk použije osobní wiki nebo třeba myšlenkovou mapu. Klíčové je naučit se přemýšlet nad tím, jaké informace ze složitého světa kolem nás vybrat a jak je propojit s ostatními.
Sbírka je také v neposlední řadě jedním z nástrojů, které nám umožní se k již nalezeným a promyšleným věcem vracet. Soubor odkazů uložených někde záložkách nebo vykopírované úryvky v textovém dokumentu takový charakter nemají. Cílem sbírek by mělo být budovat je intersubjektivně – ať již směrem k osobě, která je zcela odlišná, nebo směrem k vlastnímu já, které vlivem časové distance bude jiné.
Osobní vzdělávací prostředí (Personal learning environment – PLE) představuje soubor všech aktivit, činností a zdrojů, které člověk používá pro své učení. Jeho součástí jsou tedy například knihy, které čteme, novinky z webů, které odebíráme, sociální sítě, které pomáhají při učení nebo vzdělávací deníky. Pokud se vrátíme k Bushovi a jeho konceptu Memexu, představuje PLE jeden z jeho možných projevů, jež je ale kontextualizován rozměrem učení. V Jarvisovském konceptu tak nejde o řešení problému informačního přetížení, ale celoživotního procesu učení.
Nechceme na tomto místě nějak významně rozvíjet téma PLE, ostatně se k němu ještě vrátíme, ale jde nám o to zdůraznit, že integrální součástí PLE je na jedné straně získávání zdrojů, ale současně také jejich kritická reflexe, organizace a jejich vnášení do kontextu a tvorba. V PLE je důležité, že učení je sociální aktivita, která je silně zakotvená v kyberprostoru a má rozměr tvorby a sdílení s druhými; nejlépe se něco naučíme, když něco děláme, říká tradiční úsloví. PLE v této tradici pokračuje.
Je vhodné zdůraznit, že modelů, jak je možné PLE koncipovat, je velké množství. Rádi bychom ale zdůraznili jejich tematické zarámování. Mělo by akcentovat něco, co se v poslední době skloňuje jako learning centred design – nikoli tedy zaměření na úkoly a konkrétní výstupy, ale přemýšlení nad tím, jaké by člověk chtěl mít nastavené vzdělávání, jaké procesy, prostředí, jaké postupy by se v něm měly objevovat, co by chtěl sám rozvíjet. A v tomto rámci poté celé PLE budovat. Například, pokud se chceme zaměřit na rozvoj kreativity, těžko můžeme mít PLE nastavené tak, aby bylo orientované na výkon či produkci nějak všeobecně hodnocených a přijímaných artefaktů.
Jakkoli jsme uváděli, že součástí většiny modelů PLE je také rozměr tvorby, neznamená to, že samotný vzdělávací proces by měl být orientovaný na plnění úkolů nebo tvorbu konkrétních objektů. Jeho podstatná část může být skrytá a například obsahovat četbu nebo promýšlení.
V každém případě ale platí, že organizace informací je jedním z klíčových pilířů efektivního studia. Schopnost učit se těsně souvisí s dovedností nějakou informaci nebo podnět z okolí zařadit do vztahů mezi další své poznatky, kriticky ji posoudit a případně ji reflektovat. Budovat PLE a učit se je tedy velice těsně provázaný proces. Jakkoli je tedy organizace informací pro potřeby studia něčím speciálním a ne zcela základním ve smyslu běžných digitálních kompetencí občana, domníváme se, že do kritické diskuse ohledně organizace informací rozhodně patří.
Jedno z klíčových současných témat organizace informací je osobní informační management. Ve zkratce jde o soubor činností a přístupů, které vedou k tomu, že máme k dispozici informace ve správném čase, vhodné formě a na dobrém místě. Tedy tehdy, když je potřebujeme. Nebo z druhé strany, jde o soubor činností, které lidé vykonávají tehdy, když získávají, třídí, ukládají, archivují, mažou a různě jinak strukturují informace nebo dokumenty.
Z toho vyplývají dva důležité závěry:
Jde o proces, který je možné chápat v kontextu určité organizace nebo firmy. To je velice praktické, pokud chcete, aby jednotliví lidé dokázali efektivně vyměňovat informace mezi sebou. Pokud si představíme chaotického člověka a precizního člověka, budou mít spolu problém pracovat na jednom projektu nebo tématu, pokud nebudou mít k dispozici nějaký systém, který jim pomohl nastavit postupy a nástroje přijatelné pro oba.
Jde o proces, který se silně dotýká individuálního nastavení každého jedince. Proto hledáme cesty, které budou na jedné straně kompatibilní s potřebami jednotlivých spolupracovníků, ale především budou vyhovovat nám. Sebelepší způsob práce s informacemi, pokud se s ním neztotožníme, nemůže vést k tomu, že bychom s ním mohli pracovat. Prostě ho opustíme, což je v oblasti osobního informačního managementu velice problematická věc. Cílem je postupné zlepšování drobných osobních procesů, nikoliv radikální změna celého způsobu práce s informacemi.
Mění se technologické prostředky, které máme k dispozici, pokud hovoříme o organizaci informací. Ještě před několika málo lety to byly vlastně téměř výhradně složky a adresářová struktura, případně firemní wikibase, které ale málokdo dokázal využívat, a několik nástrojů na práci s poznámkami. Dnešní technologické možnosti jsou podstatně širší ve schopnosti vyhledávat informace a pracovat s jejich relevancí – postupně vylepšované vyhledávání ve Windows či Google Drive, přenos souborů do cloudových služeb jako forma spolupráce, zálohování i zpřístupnění služeb nad dokumenty, sémantizace (a její spojení s umělou inteligencí) a propojování zařízení do jednoho sdíleného prostředí – to vše otevírá nové možnosti práce s tímto tématem.
Při systematickém pohledu na osobní informační management můžeme říci, že ho lze sledovat v několika dílčích dimenzích, tedy v oblastech, ve kterých mají informace osobní charakter:
Vlastněno mnou – soubory a data, u nichž jsem uveden jako vlastník (třeba na disku, v mobilu, …). Jde o oblast, které jsme si pravděpodobně nejvíce vědomi a nad kterou máme velkou kontrolu. Proto se vyplatí v této oblasti pracovat s maximálně efektivním systémem, protože bude téměř vždy generovat rychlé a kvalitní výsledky. Může sem spadat například nastavení automatického zálohování či šifrování dat, třídění souborů do složek, pojmenování dokumentů atp.
O mně – informace o mé osobě, často o nich nemusím ani vědět. Informace o nás jsou jednou ze základních ekonomických komodit a současně mohou v dlouhodobém horizontu představovat velký problém. Jejich monitoring nebo záměrná práce s nimi je tématem budování osobní značky.
Určené pro mě – typicky z nějakého IS podporujícího mé rozhodovací procesy. Tato položka na první pohled může působit tak, že na ni má člověk jen malý vliv. Ve skutečnosti takovým informačním systémem může být e-mailový klient, RSS čtečka nebo aplikace pro předpověď počasí či sociální síť. Schopnost s nimi pracovat je zcela zásadní.
Odesláno / zveřejněno mnou – data, která někam zadávám, publikuji, předávám. Téma těsně navázané na netiketu. Obecně – je velice vhodné, pokud dokážeme pracovat s produkcí nových informací na jedné straně transparentně a otevřeně, ale současně tak, aby nám ani nikomu dalšímu neuškodili. Často nepochopený nebo nedomyšlený kontext může způsobit mnoho škody.
Se kterými mám já zkušenost – informace, který vycházejí z mé zkušenost nebo expertízy, často nemusí být explicitní. Tato oblast se ovlivňuje možná nejsložitěji, ale je také podstatná. Na jedné straně slouží pro pěstování vlastní expertízy (obklopujeme se informačním prostředím, které nás rozvíjí) na straně druhé ukládání nebo tvorba informační zdrojů s našimi znalostmi můžeme pomáhat druhým.
Relevantní pro „mě“ – sloužící k tomu, abych byl schopný se efektivně rozhodovat či řešit určitý problém. Toto téma částečně spadá do oblasti osobního vzdělávacího prostředí. Obecně je vhodné budovat si takové informační prostředí a kompetence v něm relevantní, abychom byli schopni vždy efektivně řešit problémy, které jsou před nás postavené.
Oblast osobního informačního managementu je nesmírně komplikovaná tím, že mimo dělení na tyto oblasti relace informací k naší osobně, podstatně častěji v praxi řešíme, jakým způsobem efektivně zpracovávat účtenky od nákupů, poznámky, fotografie z mobilního telefonu, poznámky z kalendáře, presentace nebo oblíbené recepty. Tento pohled, totiž práce s konkrétními informačními zdroji je většinou ten první, který v této oblasti volíme. Potřebujeme (v ideálním případě) v prvním kroku provést něco, jako malý osobní informační audit, který nám řekne, jaké informační zdroje používáme a s jakými nástroji s nimi pracujeme (a jak jsme s nimi spojení). Tento krok je důležitý, protože volby nástrojů nejsou v této oblasti téměř nikdy univerzální, ale mají těsnou návaznost a na potřeby konkrétních uživatelů.
Obecně se snažíme, abychom zmenšili množství nástrojů, které využíváme, protože tím podpoříme určitou přehlednost a současně minimalizujeme riziko, že na některé informace v určité oblasti prostě zapomeneme. Takže například Evernote či OneNote můžeme použít následovně:
V práci pro:
poznámky; výstřižky z webu; ukládání a anotování dokumentů; práce s úkoly; sdílení dokumentů v týmu; přenos souborů mezi zařízeními; organisace znalostí; archivace skenovaných informací; práce s ručně psanými poznámkami.
Doma pro:
digitalizace účtenek; psaní úkolů; archivace obrázků dětí; záložky a výstřižky z webu; poznámky z četby; ukládání receptů.
Pokud se pečlivěji podíváme na oba výčty můžeme říci, že se do určité míry překrývají. Jednou z důležitých charakteristik digitálních kompetencí je, že nediferencují mezi prací a zábavou, mezi osobním a firemním životem, hodí se obecně všude. Pokud je to možné, je ideální cestou vytvořit si takový systém práce (v tomto případě v Evernote či OneNote), který bude nastavený tak, aby umožňoval fungování doma i v práci s tím, že konkrétní položky, složky a další datové struktury mohou mít samozřejmě různá členění či nastavená sdílení. Dobré ovládnutí práce s jedním nástrojem tedy implikuje možnou změnu širších procesů.
Jakkoliv je to u nástrojů na tvorbu poznámek pravděpodobně nejvýraznější a nejsnáze dostupné, podobné širší úvahy je možné udělat i v dalších oblastech. Velký potenciál například má práce s Google systémy – v jednom prostředí (Google Workspace dostupné Gmailu) lze organisovat poštu, úkoly, online schůzky, zpravovat kalendář, poznámky nebo si do něj integrovat další doplňky třeba na týmovou spolupráci. Ve dvou nástrojích tak můžeme pohodlně obsloužit většinu úkolů, které se mohou v oblasti osobního informačního managementu vyskytnou.
V akademickém prostředí je pravděpodobně nejdůležitějším a nejvyužívanějším nástrojem na organisaci informací citační manager Zotero. Ten umožňuje zpracovávat literaturu, se kterou pracujeme, vést si k ní poznámky, výpisky, tagy. A samozřejmě tvořit bibliografické záznamy a reference. Jde o velice praktický systém, který při dobrém používání umožňuje budovat komplexní znalostí bázi, se kterou lze dobře pracovat. Výborným pomocníkem do prvního využívání Zotero je nástroj Anystyle.io, který funguje tak, že dokáže bibliografické záznamy z téměř libovolného formátu převést do podoby, se kterou si Zotero poradí. Import použitých zdrojů z desítky článků je záležitostí maximálně půl hodiny práce.
Osobní informační management, tak jako další oblasti podléhá určitým módním nebo moderním vlivům. Zatímco před deseti lety bylo mimořádně populární budovat si osobní wiki, což představovalo cestu ke kvalitnímu informačně provázané struktuře informací. Bohužel se ale ukázalo, že koncept není ani dost uživatelsky přívětivý ani aplikačně saturovaný na to, aby se tato forma práce s informacemi masově rozšířila. V současné době nemůžeme zřejmě mluvit o nějakém aplikačním diskursu, ale můžeme identifikovat obecnější trendy, které v práci s osobním informačním managementem mají význam a vliv.
Téma, o kterém se v poslední době velice silně diskutuje je digitální minimalismus. Vychází z představy, že využíváme tolik technologií a informačních zdrojů, že jsme často více přetíženi jejich obsluhou a vyžadováním pozornosti, než aby nám pomáhaly s produktivitou. Zatímco v nultých letech se hodně pracovalo s představou, že pro každou činnost je výhodné mít specializovanou aplikaci, která ji zvládne co nejlépe a dobrý systém notifikací, dnešní diskurs je právě opačný.
Můžeme ho spatřovat v několika rovinách, které se promítají do toho, jak s osobním informačním managementem pracujeme:
Ne vždy je digitální forma ideální, často postačí papírové řešení, ať již jde o nástěnku, diář nebo poznámkový blok. Schopnost pracovat s papírovými informačními zdroji je (možná překvapivě) důležitou součástí digitálních kompetencí.
Stále větší důraz se klade na uživatelské prostředí, které se snaží být minimalistické – cílem není mít aplikaci s co nejvíce funkcemi, ale vytvořit prostředí, které bude nabízet jen ty funkce, které jsou skutečně potřebné a užitečné. Takto například vznikají minimalistické textové editory nebo začal svůj nástup Chrome, který byl oproti Internet Exploreru nebo Opeře zcela minimalistický.
Snažíme se snižovat kognitivní zátěž, takže hledáme způsoby, jak pracovat skutečně jen s těmi informacemi, které jsou opravdu relevantní a podstatné a nástroji, které jsou skutečně funkční a nepříliš složité. Příklady: 1) Silně se diskutuje téma sociálních sítí na kterých trávíme zbytečně mnoho času, který je neproduktivní a současně si na nich nijak neodpočineme. 2) Pokud upravujeme fotografie z dovolené, není většinou ideální využívat Photoshop, ale nějaký subtilnější nástroj.
Snažíme se záměrně řídit čas, který s technologiemi trávíme. Zatímco v devadesátých letech bylo populární „být stále online“, dnes se snažíme hledat cesty, jak právě naši informovanost na jedné straně provádět co nejpečlivěji, ale současně ji dát určité meze a řád.
Digitální minimalismus se projevuje v mnoha ohledech a představuje jeden ze tří trendů, které v oblasti osobního informačního managementu považujeme za nejdůležitější.
Další téma, o kterém budeme hovořit v kapitole o programování, se týká algoritmizace každodennosti. Základní myšlenky, které jsou pro osobní informační management důležité jsou dvě. Tou první je fakt, že v nejbližší budoucnosti bude o pracovní efektivitě do značné míry rozhodovat schopnost jedince automatizovat své činnosti, strukturovat je a přemýšlet o nich z hlediska automatizace. Čím více svých úkonů dokáže takto zpracovávat, tím více práce (a ve vyšší kvalitě a kreativitě) dokáže realizovat. Tato skutečnost je klíčová, protože umožňuje zbavit se potřeby pracovat s nudnými, monotónními aktivitami a současně snižuje kognitivní zátěž. To vše má vliv jak na spokojenost, tak na pracovní výkon.
Druhé, neméně podstatné téma souvisí se schopností propojovat různé aplikace – často musíme využívat různé systémy, které umožňují pracovat s určitými daty, ale ve skutečnosti potřebujeme jen výstupy nebo právě ona data. Prostřednictvím rozhraní (API) je možné aplikace vzájemně propojovat a integrovat, což umožňuje jak růst přehlednosti tak možnost využívat prostředí, které je pro nás nejvhodnější.
Přestože jsme zdůrazňovali, že osobní informační management je v prvé řadě osobní, tedy vztahující se k potřebám a preferencím jedince, můžeme vidět stále větší talk na propojování svých znalostních bází s kolegy. Zatímco v 18. století můžeme vidět zástupy géniů, kteří jsou úspěšní sami osobě, v druhé polovině dvacátého století již budoucnost jednoznačně patří těm, kteří jsou schopni kooperovat v týmech.
Proto je podstatné, pokud se dokáže tým domluvit na určitých společných postupech a principech, které může využít ve své vlastní tvůrčí práci. Možnost sdílet určité informační struktury může být velice efektivní a užitečné. Představme si například výše uvedené Zotero – pokud dokáží členové týmu sdílet poznámky z četby a sady okomentované literatury, je práce na společném článku nebo výzkumu mnohem rychlejší a snazší, než v případě individuálního postupu. To předpokládá ale nejen dohodu na tom, že ze všech citačních manažerů bude využívané právě Zotero, ale také (a především) určitou standardizaci v tom, jak práce s ním konkrétně vypadá, jak se dělají výpisky, odkazy, popisky. A pak samozřejmě musíme očekávat schopnost natavené postupy smysluplně dodržovat a pravidelně je využívat.
