Osobní informační management
Jedno z klíčových současných témat organizace informací je osobní informační management. Ve zkratce jde o soubor činností a přístupů, které vedou k tomu, že máme k dispozici informace ve správném čase, vhodné formě a na dobrém místě. Tedy tehdy, když je potřebujeme. Nebo z druhé strany, jde o soubor činností, které lidé vykonávají tehdy, když získávají, třídí, ukládají, archivují, mažou a různě jinak strukturují informace nebo dokumenty.
Z toho vyplývají dva důležité závěry:
- Jde o proces, který je možné chápat v kontextu určité organizace nebo firmy. To je velice praktické, pokud chcete, aby jednotlivý lidé dokázali efektivně vyměňovat informace mezi sebou. Pokud si představíme chaotického a precizního člověka, budou mít spolu problém pracovat na jednom projektu nebo tématu, pokud nebudou mít k dispozici nějaký systém, který jim pomohl nastavit postupy a nástroje, které budou přijatelné pro oba.
- Jde o proces, který se silně dotýká individuálního nastavení každého jedince. Proto hledáme cesty, které budou na jedné straně kompatibilní s potřebami jednotlivých spolupracovníků, ale především budou vyhovovat nám. Sebelepší způsob práce s informacemi, pokud se s ním neztotožníme, nemůže vést k tomu, že bychom s ním mohli pracovat. Prostě ho opustíme, což je v oblasti osobního informačního managementu velice problematická věc. Cílem je postupné zlepšování drobných osobních procesů, nikoliv radikální změna celého způsobu práce s informacemi.
Při systematickém pohledu na osobní informační management můžeme říci, že ho lze sledovat v několika dílčích dimenzích, tedy v oblastech, ve kterých mají informace osobní charakter:
Vlastněno mnou – soubory a data, u nichž jsem uvedený jako vlastník (třeba na disku, v mobilu,…). Jde o oblast, které jsme si pravděpodobně nejvíce vědomi a nad kterou máme velkou kontrolu. Proto se vyplatí v této oblasti pracovat s maximálně efektivním systémem, protože bude téměř vždy generovat rychlé a kvalitní výsledky. Může sem spadat například nastavení automatického zálohování či šifrování dat, třídění souborů do složek, pojmenování dokumentů atp.
O mně – informace o mé osobě, často o nich nemusím ani vědět. Informace o nás jsou jednou ze základních ekonomických komodit a současně mohou v dlouhodobém horizontu představovat velký problém. Jejich monitoring nebo záměrná práce s nimi je tématem budování osobní značky.
Určené pro mě – typicky z nějakého IS podporující mé rozhodovací procesy. Tato položka na první pohled může působit tak, že na ni má člověk jen malý vliv. Ve skutečnosti takovým informačním systémem může být e-mailový klient, RSS čtečka nebo aplikace pro předpověď počasí či sociální síť. Schopnost s nimi pracovat je zcela zásadní.
Odesláno / zveřejněno mnou – data, která někam zadávám, publikuji, předávám. Obecně – je velice vhodné, pokud dokážeme pracovat s produkcí nových informací na jedné straně transparentně a otevřeně, ale současně tak, aby nám ani nikomu dalšímu neuškodili. Často nepochopený nebo nedomyšlený kontext může způsobit mnoho škody.
Se kterými mám já zkušenost – informace, který vycházejí z mé zkušenost nebo expertízy, často nemusí být explicitní. Tato oblast se ovlivňuje možná nejsložitěji, ale je také podstatná. Na jedné straně slouží pro pěstování vlastní expertízy (obklopujeme se informačním prostředím, které nás rozvíjí) na straně druhé ukládání nebo tvorba informační zdrojů s našimi znalostmi můžeme pomáhat druhým.
Relevantní pro „mě“ – sloužící k tomu, abych byl schopný se efektivně rozhodovat či řešit určitý problém. Toto téma částečně spadá do oblasti osobního vzdělávacího prostředí. Obecně je vhodné budovat si takové informační prostředí a kompetence v něm relevantní, abychom byli schopni vždy efektivně řešit problémy, které jsou před nás postavené.
Oblast osobního informačního managementu je nesmírně komplikovaná tím, že mimo dělení na tyto oblasti relace informací k naší osobně, podstatně častěji v praxi řešíme, jakým způsobem efektivně zpracovávat účtenky od nákupů, poznámky, fotografie z mobilního telefonu, poznámky z kalendáře, prezentace nebo oblíbené recepty. Tento pohled, totiž práce s konkrétními informačními zdroji je většinou ten první, který v této oblasti volíme. Potřebujeme (v ideálním případě) v prvním kroku provést něco, jako malý osobní informační audit, který nám řekne, jaké informační zdroje používáme a s jakými nástroji s nimi pracujeme (a jak jsme s nimi spojení). Tento krok je důležitý, protože volby nástrojů nejsou v této oblasti téměř nikdy univerzální, ale mají těsnou návaznost a na potřeby konkrétních uživatelů.
Obecně se snažíme, abychom zmenšili množství nástrojů, které využíváme, protože tím podpoříme určitou přehlednost a současně minimalizujeme riziko, že na některé informace v určité oblasti prostě zapomeneme. Takže například Evernote či OneNote můžeme použít následovně:
- V práci pro: poznámky; výstřižky z webu; ukládání a anotování dokumentů; práce s úkoly; sdílení dokumentů v týmu; přenos souborů mezi zařízeními; organizace znalostí; archivace skenovaných informací; práce s ručně psanými poznámkami.
- Doma pro: digitalizace účtenek; psaní úkolů; archivace obrázků dětí; záložky a výstřižky z webu; poznámky z četby; ukládání receptů.
Pokud se pečlivěji podíváme na oba výčty můžeme říci, že se do určité míry překrývají. Jednou z důležitých charakteristik digitálních kompetencí je, že nediferencují mezi prací a zábavou, mezi osobním a firemním životem, hodí se obecně všude. Pokud je to možné, je ideální cestou vytvořit si takový systém práce (v tomto případě v Evernote či OneNote), který bude nastavený tak, aby umožňoval fungování doma i v práci s tím, že konkrétní položky, složky a další datové struktury mohou mít samozřejmě různá členění či nastavená sdílení. Dobré ovládnutí práce s jedním nástrojem tedy implikuje možnou změnu širších procesů.
Jakkoliv je to u nástrojů na tvorbu poznámek pravděpodobně nejvýraznější a nejsnáze dostupné, podobné širší úvahy je možné udělat i v dalších oblastech. Velký potenciál například má práce s Google systémy – v jednom prostředí (Google Workspace dostupné Gmailu) lze organizovat poštu, úkoly, online schůzky, zpravovat kalendář, poznámky nebo si do něj integrovat další doplňky třeba na týmovou spolupráci. Ve dvou nástrojích tak můžeme pohodlně obsloužit většinu úkolů, které se mohou v oblasti osobního informačního managementu vyskytnout.
V akademickém prostředí je pravděpodobně nejdůležitějším a nejvyužívanějším nástrojem na organizaci informací citační manager Zotero. Ten umožňuje zpracovávat literaturu, se kterou pracujeme, vést si k ní poznámky, výpisky, tagy. A samozřejmě tvořit bibliografické záznamy a reference. Jde o velice praktický systém, který při dobrém používání umožňuje budovat komplexní znalostí bázi, se kterou lze dobře pracovat. Výborným pomocníkem do prvního využívání Zotero je nástroj Anystyle.io, který funguje tak, že dokáže bibliografické záznamy z téměř libovolného formátu převést do podoby, se kterou si Zotero poradí. Import použitých zdrojů z desítky článků je záležitostí maximálně půl hodiny práce.
Osobní informační management, tak jako další oblasti podléhá určitým módním nebo moderním vlivům. Zatímco před deseti lety bylo mimořádně populární budovat si osobní wiki, což představovalo cestu ke kvalitnímu informačně provázané struktuře informací, dnes se ukázalo, že koncept není ani dost uživatelsky přívětivý ani aplikačně saturovaný na to, aby se tato forma práce s informacemi masově rozšířila. V současné době nemůžeme zřejmě mluvit o nějakém aplikačním diskurzu, ale můžeme identifikovat obecnější trendy, které v práci s osobním informačním managementem mají význam a vliv.
Téma, o kterém se v poslední době velice silně diskutuje je digitální minimalismus. Vychází z představy, že využíváme tolik technologií a informačních zdrojů, že jsme často více přetíženi jejich obsluhou a vyžadováním pozornosti, než aby nám pomáhaly s produktivitou. Zatímco v nultých letech se hodně pracovalo s představou, že pro každou činnost je výhodné mít specializovanou aplikaci, která ji zvládne co nejlépe a dobrý systém notifikací, dnešní diskurz je právě opačný.
Můžeme ho spatřovat v několika rovinách, které se promítají do toho, jak s osobním informačním managementem pracujeme:
Ne vždy je digitální forma ideální, často postačí papírové řešení, ať již jde o nástěnku, diář nebo poznámkový blok. Schopnost pracovat s papírovými informačními zdroji je (možná překvapivě) důležitou součástí digitálních kompetencí.
Stále větší důraz se klade na uživatelské prostředí, které se snaží být minimalistické – cílem není mít aplikaci s co nejvíce funkcemi, ale vytvořit prostředí, které bude nabízet jen ty funkce, které jsou skutečně potřebné a užitečné. Takto například vznikají minimalistické textové editory nebo začal svůj nástup Chrome, který byl oproti Internet Exploreru nebo Opeře zcela minimalistický.
Snažíme se snižovat kognitivní zátěž, takže hledáme způsoby, jak pracovat skutečně jen s těmi informacemi, které jsou opravdu relevantní a podstatné a nástroji, které jsou skutečně funkční a nepříliš složité. Příklady: 1) Silně se diskutuje téma sociálních sítí na kterých trávíme zbytečně mnoho času, který je neproduktivní a současně si na nich nijak neodpočineme. 2) Pokud upravujeme fotografie z dovolené, není většinou ideální využívat Photoshop, ale nějaký subtilnější nástroj.
Snažíme se záměrně řídit čas, který s technologiemi trávíme. Zatímco v devadesátých letech bylo populární „být stále online“, dnes se snažíme hledat cesty, jak právě naši informovanost na jedné straně provádět co nejpečlivěji, ale současně ji dát určité meze a řád.
Digitální minimalismus se projevuje v mnoha ohledech a představuje jeden ze tří trendů, které v oblasti osobního informačního managementu považujeme za nejdůležitější.
Další téma, o kterém budeme hovořit v kapitole o programování, se týká algoritmizace každodennosti. Základní myšlenky, které jsou pro osobní informační management důležité jsou dvě. Tou první je fakt, že v nejbližší budoucnosti bude o pracovní efektivitě do značné míry rozhodovat schopnost jedince automatizovat své činnosti, strukturovat je a přemýšlet o nich z hlediska automatizace. Čím více svých úkonů dokáže takto zpracovávat, tím více práce (a ve vyšší kvalitě a kreativitě) dokáže realizovat. Tato skutečnost je klíčová, protože umožňuje zbavit se potřeby pracovat s nudnými, monotónními aktivitami a současně snižuje kognitivní zátěž. To vše má vliv jak na spokojenost, tak na pracovní výkon.
Druhé, neméně podstatné téma souvisí se schopností propojovat různé aplikace – často musíme využívat různé systémy, které umožňují pracovat s určitými daty, ale ve skutečnosti potřebujeme jen výstupy nebo právě ona data. Prostřednictvím rozhraní (API) je možné aplikace vzájemně propojovat a integrovat, což umožňuje jak růst přehlednosti tak možnost využívat prostředí, které je pro nás nejvhodnější.
Přestože jsme zdůrazňovali, že osobní informační management je v prvé řadě osobní, tedy vztahující se k potřebám a preferencím jedince, můžeme vidět stále větší talk na propojování svých znalostních bází s kolegy. Zatímco v 18. století můžeme vidět zástupy géniů, kteří jsou úspěšní sami osobě, v druhé polovině dvacátého století již budoucnost jednoznačně patří těm, kteří jsou schopni kooperovat v týmech.
Proto je podstatné, pokud se dokáže tým domluvit na určitých společných postupech a principech, které může využít ve své vlastní tvůrčí práci. Možnost sdílet určité informační struktury může být velice efektivní a užitečné. Obecně platí, že najít vhodné kolaborativní prostředí je základem úspěchu. Slovo vhodné znamená – takové, které budou ochotni všichni využívat. Většinou relativně málo záleží na tom, zda má lepší funkce OneDrive, Google Drive či Dropbox; jestli je lepší Trello, Basecamp nebo Podium, rozhodující je zda jsou všichni členové týmu (či jiné komunity) ochotni s takovým systémem pracovat.
Rádi bychom se kratičce zastavili u některých „anti“ trendů, tedy tématech, o kterých se dříve hodně psala a mluvilo, ale dnes je již klíčová pozornost napřená jinam. První se týká pojmenovávání souborů. Z doby DOS a starších operačních systémů převládá názor, že soubory musí být pojmenovávány krátce a bez diakritiky. To nesporně mělo své praktické zdůvodnění, stejně jako určitá posedlost organizováním souborů do co nejjemnějších adresářových struktur. Pokud jste potřebovali zjistit, co je obsahem daného adresáře, museli jste se v DOSu spokojit s výčtem, který z hlediska nějaké praktické práce nemohl mít více než cca 20 položek. Názvy souborů a adresářů musel člověk ručně vypisovat. To vše vedlo k tlaku na krátké názvy a pečlivou strukturaci.
Dnešní hlavní tendence v pojmenování souborů je opačná – vyplatí se dlouhé názvy, protože jasně popisují dokument a dobře se vyhledávají. Složky pak primárně (s ohledem na způsob práce s grafickou reprezentací různých souborových manažerů, dialogových oken a UX webových služeb) slouží pro nastavení společných charakteristik všech souborů, takže typicky pro zálohování a sdílení.
Dřívější důraz na vlastní síťové disky – NAS (Network Attached Storage) – které umožňovaly ukládat data na uložišti, ke kterému mohl jeden nebo více počítačů přistupovat a využívat jeho obsah. Tato technologie se využívala pro také pro menší domácí sítě, zálohování rodinných počítačů atp. Dnes existují specifické situace, kdy je výhodné s NAS pracovat, ale určitě nejde o trend, který by měl velké uplatnění. Dominantní roli s rychlostí a cenou připojení hrají cloudové služby a případný nákup kapacity na nich. Současně streamování obsahu výrazně omezuje motivaci uživatelů budovat si velké databáze „stažených pirátských filmů“, která velkou část domovské části NAS plnila.
Organizovat a sdílet poznámky
Zde existuje velké množství nástrojů, z nichž lze doporučit především tři. OneNote je bezplatný, od Microsoftu, funguje online, jako desktopová aplikace i na mobilních telefonech. Umožňuje pracovat s nelineárními poznámkami a je hodně založený na kreslení od ruky. Evernote býval dříve lídrem v této oblasti, skvěle se hodí na webové výstřižky a vlastní textové poznámky. Ale jeho vývoj v poslední době stagnuje a pro využití všech funkcí je třeba si připlatit. Třetí možností je velice jednoduchý Keep, který je integrovaný do Google služeb. Pokud nemáte nějaké speciální důvody, určitě doporučujeme OneNote od Microsoftu.
Organizovat a sdílet úkoly
Nástrojů na práci s úkoly je bezpočet a vždy záleží na tom, co Vám bude aktuálně vyhovovat a jak si strukturujete čas. Obecně lze určitě doporučit Trello, postavené na myšlence Kaizen (postupné přesouvání lístečků podle toho, v jaké jsou fázi řešení), ale lze ho využít jakkoliv jinak. Pokud jste milovníky GTD určitě využijete Remember The Milk. Hezké minimalistické prostředí nabízí AnyDo či Microsoft To Do, který k tomu přidá i velké množství funkcí. Určitě doporučujeme vyzkoušet více nástrojů a vybrat si dle vlastních preferencí.
Organizovat a sdílet fotky
Zde bude asi první volbou Google Photos a to především díky velice dobrým nástrojům na rozpoznávání a automatické třízení obsahu. Fotky se automaticky zálohují z mobilního telefonu nebo počítače a aplikace nabízí také základní možnosti jejich úpravy. Vybrat lze samozřejmě i s širší nabídky, jako je Zonerama od Zoneru, Flickr nebo 500Px, opět záleží na tom, co hledáte a jaké služby jsou pro vás důležité, i kolik budete ochotni si připlatit.
Organizovat reference na literaturu
K citačním manažerům se ještě pečlivěji vrátíme, ale tak jako není praktické si všechny maily tisknout a pak mazat, tak práce s referencemi na literaturu by také neměla být náhodná a jednotlivé záznamy ručně psané. Velice praktickým nástrojem je bezplatné Zotero, které podporuje spolupráci a má k dispozici obrovské množství citačních stylů. Polar dokáže integrovat citační manažer a anotační nástroj, což se hodí přímo na práci s dokumenty. Hlavní alternativou k Zoteru je nesporně Mendeley Reference Manager, který disponuje výrazně hezčím vzhledem, vědeckou integrovanou sociální sítí a lepšími cloudovými nástroji. Z českých nástrojů si pak doporučení zaslouží CitacePro.
Organizovat a sdílet soubory
V této oblasti se nějaký vítěz hledá poměrně obtížně. Pokud vám stačí málo místa nebo jste ochotni si připlatit, je ideální variantou DropBox s výbornou synchronizací a dobře promyšleným balíkem služeb. Google Drive nabízí skvělou práci s dokumenty online, velké množství nástrojů, a i klienty na mobilní telefon a počítač. Někdy bývá ale problematický ve spolehlivosti aktualizace dat. OneDrive od Microsoftu je integrované řešení přímo ve Windows, velice pěkně synchronizuje soubory, potíže mu dělají paralelní editace a webové rozhraní je poněkud těžkopádné. Našim favoritem v této kategorii je OneDrive, pokud pracujete primárně na svém desktopu a Drive, pokud hledáte efektivní týmovou spolupráci a vašim domovem je cloud.
Organizovat elektronické knihy
Jednoznačně nejznámějším nástrojem na práci s elektronickými knihami je Calibre, tedy alespoň pokud jde o desktopy. Umožňuje knihy zbavovat DRM, převádět mezi formáty, organizovat do dílčích knihoven i číst. Alternativami mohou být například Adobe Digital Editions, Koodo Reader či Alfa eBooks Manager a mnohé další. Základní nástroje na organizaci knih nabízí téměř každá čtečka, vždy ale záleží jaké funkce potřebujeme a zda je nutné sdílet data mezi více zařízeními nebo řešit synchronizaci atp.
Organizovat a sdílet myšlenky
Pokud hledáte nástroje na práci s myšlenkovými mapami a podobnými diagramy máte k dispozici také poměrně široký výběr nástrojů. Určitě doporučujeme začít u Coggle.it, které má dobrou bezplatnou licenci velice kvalitní editor. Pro ty, co potřebují kombinovat cloud a desktop lze jistě sáhnout po xMind, který umí kombinovat obojí. U týmové spolupráce pak může být dobrou inspirací MindMaster.
Organizovat a sdílet hudební soubory
Zde je volba poměrně jednoznačná – zdá se, že trh má plně pod kontrolou Spotify, na kterém je možné si vytvářet vlastní seznamy hudby, sdílet je s přáteli anebo se nechat inspirovat tím, co právě poslouchají. Tento komunitní způsob práce s hudbou je v současné době velice populární a doporučujeme ho určitě vyzkoušet. Ostatní platformy jsou v současné době minoritní, ať už jde o YouTube Music nebo Deezer.
Organizovat a sdílet znalosti
Pro organizace znalostí se pravděpodobně nejlépe hodí nějaká osobní wiki. Zlatý věk těchto nástrojů je ale pryč a výběr je poměrně malý. Pokud chcete pracovat s vlastními poznámkami sami, je asi nejlepší dostupnou variantou ZIM, pokud má být výsledek dostupný více lidem nebo celému týmu, představuje nejpraktičtější variantu soukromá instalace MediaWiki nebo nějaký její hosting.
Organizovat čas
Nástrojů na práci s časem existuje nepřeberné množství. Pravděpodobně nejdostupnějšími nástroji bude Google Kalendář a Microsoft Kalendář, což jsou dnes téměř identické služby, které umožňují rychlou a jednoduchou práci s událostmi, plánování schůzek (včetně odkazů do videokonferenčních systémů) nebo sdílení událostí s více uživateli. Výběr je závislý hlavně na tom, jaké další služby k němu využíváte tak, abyste se mohli co nejvíce držet jedné platformy.
Organizovat záložky
Pokud hledáte nástroje na správu záložek, respektive na to, jak se dostat k webovým stránkám, které jste dříve navštívili, máte k dispozici poměrně širokou škálu aplikací, které typicky integrují čtečky webových stránek (minimalistický design bez reklamy) a právě práci se záložkami. Typickými nástroji v této kategorii jsou elink.io, který má mnoho funkcí a velice praktickou čtečku, dále Get Pocket, který je výhodný v tom, že ho lze integrovat s řadou dalších nástrojů a podporuje sociální interakce a sdílení obsahu. Vyzkoušet lze ale také instapaper či Flipboard, který z webových výstřižků umí tvořit pěkné online magazíny.
Organizovat e-maily
Na závěr ještě kategorie, která je svým způsobem nejsložitější a nejkomplikovanější, totiž práce s e-maily. Na první pohled bychom mohli říci, že užitečné je vhodné nastavení filtrování a štítků v MS Outlook nebo Mozilla Thunderbird, což je jistě pravda. Určitě se vám ale budou hodit i mnohé nástroje, které s touto činností pomohou. Druhou možností mohou být různé systémy spojující práci s elektronickou poštou s umělou inteligencí či API, které umožňuje práci s mailem významně rozšířit jako je SendGrid, ZeroBounce či MailGun.
Organizovat informační zdroje
Pokud jde o tzv. syndikaci obsahu vychází z technologie RSS (či ATOM). Základní myšlenka spočívá v tom, že uživatel nemusí (třeba několikrát denně) procházet velké množství zdrojů (třeba zpravodajských serverů), ale že vybraný relevantní obsah se mu bude zobrazovat v konkrétní čtečce. Pravděpodobně nejznámějším nástrojem je dnes Feedly, využít lze ale také Flipboard či open source nástroj Feedbin. I přestože tato oblast postupně ztrácí na důležitosti, vybrané nástroje se mohou ve specifických případech hodit.
Materiál vznikl v rámci projektu MPSV Digikoalice. Výše uvedený text je drobně upravenou verzí původního materiálu.
