Nejprve se podíváme na to, jakým způsobem lze jednotlivé záznamy organizovat, poté se zaměříme na dva nejvýraznější nástroje pro praktickou práci s poznámkami – OneNote a Evernote. Mimo to je k využití mnoho jiných možností – například na Google Disku vytvářet odkazy mezi složkami a soubory, pracovat se systémy na organizaci záložek nebo s osobní wiki.

Jednotlivé poznámky je možné řadit do složek, typicky označovaných jako Notebook, které vytváříte s přibývajícími tématy. Jedno téma by mělo mít jednu poznámku nebo jeden celý notebook, podle toho, jak je rozsáhlé. Psát vše do jediného dokumentu či do jediné složky velice omezuje funkčnost celého řešení. Nepodceňujte nadpisy poznámek, jsou totiž velice důležité pro vyhledávání. Podobně jsou na tom tagy, o kterých již byla řeč. Pokud vložíte multimediální poznámku, je vhodné co nejdříve ji opatřit nadpisem i tagy, aby nezmizela v propadlišti dějin.

Výstřižky místo vypisování

Digitální poznámky je možné utvářet, ale také doplňovat o screenshoty neboli výstřižky. To může být praktické například při čtení digitální knihy, ze které byste rádi uchovali celý odstavec či obrázek, nebo pokud narazíte na něco zajímavého v článku na internetu. Mimo poznámky je screenshot funkcí, která vám umožní sdílet s ostatními snímek obrazovky. Tato funkce je dostupná jednak prostřednictvím vašeho počítače, i když se u různých operačních systémů liší (Windows, iOS), nebo díky externím nástrojům a aplikacím.

Pokud chcete screenshoty vytvářet na počítači v knihovně, možná zjistíte, že jsou zde blokovány funkce jako Výstřižky nebo printscreen. Je třeba užít aplikace, které budou dělat obrázky přímo z prohlížeče a které se do něj přidají jako rozšíření. Pro Chrome jde například o Evernote web clipper nebo Capture Webpage Screenshot Entirely. Ve Firefoxu lze také užít Evernote web clipper nebo Awesome Screenshot Plus – Capture, Annotate & More.

OneNote

Bezplatný OneNote zaujme robustností a netradičním pojetím. Je k dispozici pro Windows, Android i iOS, ale funguje také v online verzi, takže jej může využívat v podstatě každý. Je součástí konceptu Office, z čehož vychází ovládání pomocí pásu karet. Existuje také ve speciální verzi pro učitele či studenty, která má předdefinovaná nastavení, ale i v běžné verzi je výrazně zaměřený na práci s komplexními poznámkami, které můžete pořizovat například během přednášek – stačí vyfotit tabuli, nahrávat zvuk a do toho psát textové komentáře nebo kreslit. Výsledky je pak možné sdílet s kolegy nebo přáteli.

Zajímavá je zde práce s plochou. Jednotlivé objekty jsou umísťovány na list papíru, který se v případě potřeby prodlužuje. Není zde žádná lineární struktura. Text patří do textového rámce, obrázek nebo náčrtek jsou také samostatné objekty, s nimiž lze manipulovat. Oproti konkurenci je u OneNote třeba ocenit nástroj pro práci s tabulkami, která je rychlá, přímočará a pohodlná. Lze jej využít i pro práci s myšlenkovými mapami.

Tím, že systém pracuje v prostředí MS Office (včetně požadavku vytvořit si účet, který slouží současně jako vstup do dalších nástrojů Online Word, Excel, PowerPoint, Outlook atp.), lze mezi jednotlivými nástroji v rámci rodiny snadno přepínat a kopírovat.

Tak jako má Evernote Webclipper, tak i OneNote má svůj nástroj na práci s výstřižky,který pracuje velice podobně – můžete si zvolit, co se má uložit do schránky (oblast, celá stránka nebo jen obsah článku), připojit popisek, vybrat umístění a uložit. Jakkoli je samotný OneNote robustní a komplikovaný, tak doplněk do Chrome na práci s výstřižky je jednoduchý a funkční. Aplikace funguje také v oblasti ikon s hodinami, tedy jako běžící na pozadí. V tom případě je možné psát poznámky ještě rychleji a pracovat s výstřižky efektivněji. Pokud zvažujete, zda využít instalovanou nebo webovou verzi, kvůli kvalitě se velmi doporučuje verze instalovaná.

Po OneNote je možné rozhodně sáhnout (ve srovnání s Evernote), pokud:

• chcete pracovat s nelineárními objekty nebo multimédii;
• rádi používáte nástroje Microsoftu;
• máte v poznámkách tabulky;
• máte dotykovou obrazovku.

Studenti a zaměstnanci MU mají Office 365 zdarma. Stačí se přihlásit pomocí UČO@mail.muni.cz a sekundárního hesla.

Evernote

Evernote je soubor nástrojů, které slouží pro vytváření a organizaci poznámek různého druhu. Nejde o jednu aplikaci, ale o nabídku různých nástrojů k rozličným účelům – samostatně je tak řešen doplněk na výstřižky, aplikace na kreslení od ruky, na kreslení do PDF, na práci se skeny atp. Vše se ale sbíhá ve stejnojmenném nástroji se zeleným slonem ve znaku, odkud je možné snadno centrálně vyhledávat.

Základem je obyčejný Evernote, který se stará o poznámky v celé jejich šíři. K dispozici je pro Windows, Windows s dotykovou obrazovkou i MAC OS X, dále pro mobilní Windows, iOS i Android, jakkoli se od sebe jednotlivé verze drobně odlišují. Existuje také online varianta Evernote. Evernote je možné snadno integrovat s Google Drive a celkově nejde o špatnou variantu využití. Pokud nepotřebujete pokročilejší funkce a jde vám pouze o poznámky a výstřižky, tak si s online verzí pohodlně vystačíte.

Poznámky mohou být textové nebo hlasové, mohou obsahovat fotografii, lze je kreslit od ruky. Také k nim můžete připojovat tagy, které slouží pro jednoduché filtrování a vyhledávání. Tato funkce se bohužel kříží s jinou dobrou vlastností Evernote, totiž možností sdílení a týmové spolupráce. Právě v tom spočívá úskalí – pokud si totiž každý člen pracovního týmu volí tagy libovolně, velice rychle vám do vašich poznámek vnese téměř nepřekonatelný chaos.

Poznámky jsou řazeny do sešitů a každý sešit může být sdílený s jinou skupinou uživatelů nebo být privátní. Evernote umožňuje vybranou poznámku prezentovat viditelně pouze pro čtení komukoliv, komu dáte k dispozici odkaz. Zajímavostí je, že pokud píšete poznámky z mobilního zařízení, systém automaticky připojuje k poznámkám tag o místě, kde se právě nacházíte, což je pak překvapivě užitečný nástroj na vyhledávání některých druhů poznámek.

Dobrým nástrojem je Web Clipper, který umožňuje do poznámek přidávat části webových stránek – výstřižky, odkazy nebo jinou jejich část. K tomuto výstřižku lze rychle doplnit popisek, tagy nebo nadpis, a pokud jde právě jen o výstřižek, tak do něj lze také kreslit nebo vyznačit, co je pro člověka důležité.

Oproti OneNote je Evernote významnější spektrem funkcí nebo v podpoře API. To znamená, že není problém Evernote propojit s blogem, na který se z něj budou natahovat články s určitou strukturou a tagem. Lze jej snadno integrovat do dalších nástrojů nebo data z něj dále využívat (třeba vizualizovat vztahy mezi poznámkami v Mohio). Působí minimalističtějším a svižnějším dojmem, má (oproti OneNote) lepší online aplikaci, také na tabletech či telefonech se s ním pracuje většinou příjemněji. Pro někoho může být příjemné, že poznámky mají lineární strukturu – nejde tedy o volnou pracovní plochu, ale spíše o dokument, který se snadno může přizpůsobit rozlišení obrazovky.