U každého dokumentu se kterým pracujete byste měli zvažovat několik základních činností:

• kam dokument ukládáte, do jaké struktury jej umisťujete, abyste ho snadno dohledali;
• tvoříte název dokumentu, který bude unikátní, jednoznačný a výstižný;
• tvoříte tagy, které začlení dokument do širších souvislostí.

Struktura složek

Jakkoli jsou složky (na počítači, v poznámkovacích službách, v záložkách atp.) technicky jednoduchou záležitostí a existuje poučka, která říká, že do jedné složky patří data s určitou tematickou příbuzností, promyslet si funkční strukturu není často snadné. Pokud je to možné, nebojte se využít více úrovní složek. Většinou je to praktičtější než mít desítky nebo stovky souborů na jednom místě. Klíčové je pojmenovávat složky pochopitelně (viz níže o souborech) a bez obav měnit jejich název nebo celou strukturu v průběhu času. Jen málokdy lze dopředu promyslet to, jak bude vypadat celková struktura složek.

Složky mohou nést další parametry, jako jsou informace o přístupu pro různé činnosti (např. pouze ke čtení), lze je sdílet, šifrovat, podporovat verzování, nahrávání na cloud, FTP server atp. Tyto skutečnosti je také dobré brát do úvahy, když pracujete s konkrétní datovou strukturou.

Volba názvu

U volby názvů souborů dnes neexistuje žádný jednotný limit (typicky je to přes sto znaků, což ale nejspíš nevyužijete), můžete používat diakritiku nebo mezery mezi slovy. Tento způsob označování pak vede k tomu, že právě název dokumentu je tím nejdůležitějším vyhledávacím polem.

Díky tomu můžete například v Google Disku výrazně potlačit význam složek (ty slouží pak jen pro základní přehled) právě na úkor rozumným způsobem pojmenovaných souborů. Doporučujeme jasný úzus v rozhodnutí, zda k popisu souborů používáte diakritiku nebo ne. Ať se rozhodnete jakkoli, je užitečné, když se Vám daří toto rozhodnutí důsledně aplikovat.

Současně lze říci, že například Windows má vyhledávání souborů řešeno poměrně neprakticky a pomalu, ale u MAC OS či třeba u Linuxu je takový způsob práce s dokumenty podobně rychlý jako v případě zmiňovaného Google Disku. Pokud chcete využít ve Windows vyhledávání, sáhněte po nějakém souborovém manažeru (využít můžete Total Commander nebo nějakou jeho alternativu).

Tagy

Jednu z užitečných funkcí pro popis dokumentů přestavují tagy (někdy označované jako štítky). Jsou to slova na první pohled podobná klíčovým slovům (podrobněji se k tagům ještě dostaneme). Windows neumožňuje s tagy u dokumentů pracovat jako s popisným nástrojem, což je důvod, proč někteří uživatelé sahají po poznámkovacích a záložkovacích systémech. Google Disk nepodporuje přímo tagy, ale popisky u jednotlivých dokumentů. V operačním systému Mac OS X můžete tagy využívat bez instalace speciálního nástroje, stejně jako v Linuxu.

Při volbě tagu vždy stojíme před dilematem – volit spíše obecný pojem, nebo specifický? Rozhodnout se není snadné, vždy záleží na konkrétním informačním chování daného člověka. Pro používání tagů platí obecné zásady:

• Tagy slouží především na třídění dokumentů, volte je tak, aby této činnosti mohli dostát.
• Tagy, které zahrnují všechny dokumenty, nebo naopak pouze jeden, jsou bezcenné.
• Tagy je výhodné volit především s ohledem na obsah dokumentu.
• Tagy mohou vyjadřovat také subjektivní rovinu – například „inspirace“, „motto“ atp. S touto kategorií ale pracujte opatrně.
• Někdo si dává tagy jako součást informace o tom, od koho nebo kde danou poznámku získal – například doc. Kudrnáč, Scopus,…

Pro práci s tagy využívejte našeptávač a pečlivě kontrolujte, zda nemáte dva, které odkazují na totéž (například „kniha“ a „knihy“ odkazují na tutéž skutečnost, ale pokud v nich máte vyhledávat, je to téměř k ničemu).

Tagy jsou příkladem metadat, která vytváří o libovolném souboru sám uživatel. Mimo to se setkáte s daty a postupy, se kterými pracuje počítač automaticky. Zřejmě všichni znají řazení podle data změny či vytvoření souboru. Velice zajímavé jsou v tomto ohledu například fotografie, u kterých se kombinují EXIF (případně s GPS informacemi o místě, kde byl snímek pořízený) informace například se strojovým rozpoznáním textu nebo s detekcí obličeje.

Verzování

Velice užitečné je využívat systém na práci s různými verzemi souboru. Tzv. verzování je nezbytnou funkcí pro programátory, ale hodí se vlastně skoro každému. Jeho myšlenka je taková, že podle toho, jak je soubor editován, lze snadno dosledovat vše, co se s ním dělo a kdo danou změnu skutečně prováděl. Dropbox i Google Disk tuto funkci nabízejí. Když si omylem vymažete něco důležitého nebo se vám rozbije formátování či poznámky pod čarou, ke všemu se snadno vrátíte. V případě „běžných“ dokumentů (tuto funkci najdete například v MS Word, u Google Dokumentů nebo v LibreOffice Writer) můžete většinou využít také funkci sledování revizí. Ta je výhodná v tom, že nabízí rychlý a přehledný pohled na změny. S poškozeným souborem vám ale bohužel nepomůže.

Zkuste se ve svém oblíbeném textovém procesoru podívat na historii úprav libovolného dokumentu. Pokud nemáte zapnuto sledování změn, zapněte ho a k činnosti se vraťte později.

Alternativní zobrazování dat

Ne každému musí vyhovovat běžné zobrazení dat ve složce. Pokud chcete vidět, jak vaše soubory či poznámky spolu souvisí, můžete vyzkoušet některý nástroj na vizualizaci takových dat. Příkladem je Moh.io. Pokud máte data uložená v nějaké běžné cloudové službě, tento nástroj vám umožní říci, co s čím souvisí, vytváří mapy témat a vazeb, které pak sami můžete editovat či sdílet. Pro uživatele iOS může podobně (byť jednodušeji) posloužit Bubble Browser.

Pokud píšete práci na nějaké téma, můžete na takový způsob organisace dat, článků či poznámek využít také myšlenkovou mapu. Do jednotlivých uzlů si pak lze vkládat odkazy na soubory, které jsou k danému tématu relevantní. Speciálně pro psaní odborných textů slouží Docear, který mimo samotnou organisaci dat pomůže také s citováním. Využít lze ale v podstatě libovolný nástroj.