Seznam témat      Práce s informacemi a učení    Řízení času a úkolů

Řízení času a úkolů

Motivací pro práci s nějakou metodou plánování a time managementu může být mnoho. Kam si zaznamenat svůj cíl? Kam dílčí kroky? Kolik minut věnovat jednotlivým úkolům svého učebního či pracovního plánu? Jak do dne, ve kterém děláme řadu rozmanitých úkolů (škola, praxe, koníčky, přátelé), dostat nějakou dávku řádu a pravidelnosti?

Efektivně pracovat s časem je dnes problém mnoha lidí v pracovní i osobní sféře života. Neexistují univerzální návody vyhovující každému pro všechny příležitosti. Přesto je dobré vyzkoušet osvědčené postupy, které vám pomohou s průběžným plánováním a aktuálním řízením času i se zpětnou reflexí toho, co jak dlouho trvalo. 

Stanovování cílů a úkolů

Pro stanovení cílů a větších úkolů mohou sloužit učební plány. Lepší je však nenechávat je na papíře – ten se snadno založí a termíny se z něj neozvou. Cíle je dobré převést do úkolů a vložit do nástroje, do kterého se naučíme často vracet. Může to být jedna systematická Google tabulka, osobní projekt v Trello nebo třeba systematizované lístečky v Google Keep. Z větších, dlouhodobějších cílů a úkolů musí vycházet ty malé, konkrétní, které lze splnit v několika hodinách. Příklad většího cíle, který máte všichni společný a je třeba se na něj systematicky připravovat, je maturita – připravujete se na zkoušky z několika předmětů, které mají různou podobu, a k tomu možná tvoříte úkoly do svého portfolia.

Příklad:

MATURITA

  • Český jazyk
  • Anglický jazyk
  • Základy společenských věd
  • Francouzština

MATURITA FRANCOUZŠTINA

10 maturitních okruhů k ústní zkoušce

  Esej

  Mluvený projev v portfoliu

 

To-do list

Zřejmě nejjednodušší metodou pro práci s úkoly je to-do list – prostý seznam úkolů, které má člověk plnit. To-do se primárně nestará o žádné pečlivé plánování, dělení času nebo efektivitu. Pouze shromažďuje úkoly a umožňuje jejich přehledné plnění. Hodí se především tehdy, když potřebujete strukturovat úkoly – velký úkol je možné rozložit na více menších. Úkolům pak můžete dávat časový rámec.

Příklad:

MATURITA FRANCOUZŠTINA – středa

Naučit se slovní zásobu La Famille v Quizletu.

  Natočit minutové video, kde mluvím o svém výměnném pobytu.

Vložit video do portfolia na Wordpress.

Pokročilou technikou může být GTD (Getting Things Done), která vychází z myšlenky, že všechny úkoly jsou pečlivě rozdělené do přihrádek a člověk nemusí celý den přemýšlet nad tím, co by měl dělat, a může z přihrádek brát jednotlivé úkoly. Více se o technice můžete dozvědět například na webu Mít vše hotovo nebo v knize Getting Things Done od Davida Allena.

Jednotlivé úkoly je doporučeno zadávat jako malé díly, které lze v krátkém čase plnit. Vtip metody spočívá v zábavném a hravém zaškrtávání toho, co je splněné. Nebojte se tedy větší celek rozdělit na více částí a mít radost z toho, jak postupujete. Člověk se také lépe motivuje k nějaké činnosti, i když má pro ni vyhrazen krátký čas, pokud ví, že si může splnit něco, co je na seznamu. V tomto ohledu mohou to-do pomáhat také produktivitě.

Užít lze například následujících nástrojů:

Timeboxing

Timeboxing je metodologicky velice jednoduchá metoda na rozdíl od mnoha jiných metod na řízení času. Nevyžaduje nijaký nácvik nebo systematickou přípravu. Lze jej stejně dobře použít pro jeden školní den jako pro celoživotní organizaci práce.

Den či jeho části si rozdělíte na určitá časová okna (boxy), ve kterých se budete věnovat jedné konkrétní činnosti. Dopředu si tedy naplánujete, kolik času je zhruba potřeba jim věnovat, a stanovíte si jasný plán, podle kterého postupujete.

Příklad:

Francouzština – středa

15:00 – 15:30 – slovíčka La Famille Quizlet

15:35 – 16:20 – příprava textu pro video

16:30 – 17:30 – natáčení videa a úprava

17:45 – 18:00 – vložení videa do portfolia s komentářem

Efektivita metody stojí a padá na dobrém časovém odhadu. Pokud odhadnete čas mnohem delší, než by měl být, jedná se o metodu značně neefektivní, v opačném případě (u podhodnocení) vede ke stresu a nedodělkům. Je dobré plánovat vše s drobnou rezervou.

I kdyby jedním z výstupů vyzkoušených metod bylo to, že se naučíte odhadovat svůj čas nebo budete mít přehled o tom, kolik minut zabere který úkol, jde o velice cenný benefit. Vedle špatné práce s časovým odhadem může být problémem, pokud do prostoru vymezeného časovým boxem vstupují nějaké další události – telefonáty, kolegové atp., které není možné ani předpokládat, ani odsunout na později. Více tipů nabízí například Mindtools.

Pro timeboxing lze využít například následující nástroje:

Pomodoro

Na podobných principech, ale s pevnějšími pravidly, funguje metoda nazývaná pomodoro. Díky ní je celá pracovní doba rozdělená na bloky po 25 minutách. Jde o interval, který je přiměřeně dlouhý na to, aby se v něm stihlo intenzivně něco udělat a abyste současně nevyžadovali přestávku. Ta následuje po každém bloku a je pětiminutová. Možností, jak s přestávkou naložit, je více, ale rozhodně doporučujeme pohyb nebo prostě činnost, která je zásadně jiná než ta, kterou děláme běžně. Mozek přepne kontext, oči si odpočinou, můžete se krátce protáhnout.

Čím čas vlastně měřit? Stačí obyčejná minutka a papírový nebo online seznam s rozpisem bloků. Vhodné jsou také online nástroje, které celou metodu umí implementovat:

Time tracking

Timeboxing a pomodoro jsou metody plánování, důležité je ale také sledovat, jak byly tyto plány splněny. To je účelem time trackingu. Ten je založen na jednoduchém principu – v jeden okamžik děláte vždy jen jednu věc a stopujete a zaznamenáváte si, kolik jste jí věnovali času.

Tato metoda je užitečná v tom, že vás nutí skutečně pracovat na úkolu, který máte zadaný. Tím, že si stopujete jen čistý čas, jste motivováni činnost nepřerušovat a lze také stanovit jasné plány, kolik času danému úkolu věnujete. Pokud se učíte celý den, ale neustále přeskakujete a dělíte čas mezi různé aktivity, je čistý čas strávený skutečně produktivně velice krátký. Vyzkoušením time trackingu zjistíte, jak málo času věnujete reálné činnosti.

Příklad:

☑ Francouzština – středa – 3 hodiny

☑ Francouzština – únor – 15 hodin

☑ Francouzština – pololetí – 65 hodin

Druhou pozitivní vlastností je jednoduché navázání na timesheety nebo výkazy práce, pokud jste na praxi či brigádě placeni od hodiny. Mezi další pozitiva patří jednoduchost a možnost určité reflexe činností – každý den či týden se může člověk podívat, čemu věnoval svůj čas a zda to odpovídá jeho představě o produktivitě práce.

Pro sledování času lze doporučit například Toggl.


Autor
Mgr. Hana Tulinská, odborná pracovnice KISK


Autor
RNDr. Michal Černý, asistent na KISK